Muito interessante o artigo de Marcos Gomes, com 13 dicas bem práticas de produtividade. Reproduzo abaixo as dicas com alguns comentários pessoais.
1. Não fico com Twitter e Messenger aberto.
Normalmente tenho eles na aba do navegador, caso alguém entre em contato, mas concordo, para tarefas mais específicas, fecho-os também.
2. Não deixo o email aberto o dia todo. Crio limites e olho apenas nos horários pré-estabelecidos.
Taí algo difícil. Estou sempre com meu email aberto. Contudo, minha tarefa é atender clientes na consultoria, realmente preciso estar com ele aberto. As questões que tenho para fazer não uso com email, uso com agenda.
3. Não uso email como lista de tarefas, e, principalmente, não uso estrelas (no Gmail) como tarefas. Email é comunicação, coisas a serem feitas precisam estar em outro ambiente, que possa ser acessado sem eu ver a inbox cheia de novas mensagens. Se vou ver o que tenho pra fazer e vejo uma mensagem do meu amigo cheio de links interessantes, perco o foco, deixo de fazer o que devia ser feito, começo a procrastinar, caos.
Com certeza, concordo. O vício do email é forte. Ter um aplicativo de tarefas ou uma agenda valoriza o tempo.
4. Mantenho a caixa de entrada de emails sempre vazia. Uso a técnica InboxZero. Sempre que abro a caixa de entrada devo tomar uma das atitudes abaixo com cada uma das mensagens, até a inbox ficar vazia:
delegar pra alguém,deletar,responder imediatamente se for urgente,colocar na pasta "Responder depois",criar um item na lista de tarefas.
Uso muito esta tecnica também. Nada para depois. Fico nervoso se fica algum email pendente na minha caixa de entrada.
5. Não preciso responder todos os emails imediatamente, mas preciso esvaziar a caixa de entrada processando todas as mensagens, respondendo as urgências e colocando as demais para serem respondidas depois ou como tarefas na lista de tarefas externa.
Ainda não usei tarefas externas para responder emails, deixo-as na caixa de entrada. Mas, achei a dica útil.
6. Divido contextos e horas, pessoal e profissional. Me esforço pra ter disciplina: das 9 às 12, só olho coisas profissionais, das 12 às 14 resolvo as pessoais, depois profissionais novamente. Trocando o contexto do email e da lista de tarefas. Quando fecho a lista profissional, acabou, me concentro na lista pessoal.
Importante dividir isto, embora no dia a dia, seja difícil, pois nos atropelam coisas pessoais por vezes em horário normal.
7. Tenho inbox de tarefas de fácil acesso (que não dê trabalho de inserir itens) – no meu caso é um bloco de papel e o aplicativo Things para iPhone. Quando lembro de algo, coloco numa das caixas de entrada (bloco de papel ou iPhone), dependendo do que estiver mais à mão. Mais tarde eu organizo as coisas que coloquei na inbox num dos contextos (pessoal ou profissional).
Faço similar, mas sempre usando agenda como anotador de coisas a fazer.
8. Pra organizar os projetos uso o GTD (Getting Things Done), uma excelente metodologia descrita no livro A Arte de Fazer Acontecer.
Bem interessante.
9. Relaxo. Sim, é preciso relaxar e ter foco no que estou fazendo agora. Se estou escrevendo um texto e lembrei de olhar a cotação de uma TV nova, coloco isso na inbox (papel ou iPhone) e continuo no meu texto. Com o tempo vamos aprendendo a não deixar a mente desfocar.
Faço assim as vezes e por outras vezes mudo de foco e volto. Relaxar faz com que a mente tenha maior criatividade, muitas vezes.
10. Só coloco no calendário coisas que inadiavelmente precisam ser feitas naquele dia específico. Pagar o aluguel e comparecer à consulta médica são bons exemplos. Tarefas como "Ligar no plano de saúde e marcar oftalmologista" não precisam ser feitas num dia específico, ficam na lista de tarefas e serão feitas quando chegar a vez.
Meu receio da lista de tarefas neste sentido é deixar para depois, deixar para depois e ficar para depois. Na agenda, faço ou reagendo, mas sempre tenho a agenda como lembrete.
11. Lembro sempre que urgente é diferente de importante. Preciso resolver as urgências, mas preciso principalmente fazer as coisas importantes – são elas que pagam nossas contas, mudam nossa vida e nos trazem felicidade.
Com certeza. Relatórios são um bom exemplo.
12. Aprendi a exigir menos de mim mesmo e dizer mais "Não". Pediram para eu escrever um post no BlogDoCarrão e estou atolado? Digo "Não" de maneira educada e sincera.
Dizer não ajuda mais que prejudica. Temos que ter tempo para coisas importantes e ter tempo significa que este tempo será bem empregado.
13. É preciso também ter consciência de que não vou fazer tudo. Resolvo as coisas importantes e relaxo com o resto. O objetivo é produzir mais em menos tempo, para poder trabalhar apenas no que gosto e curtir minha noiva mais horas por dia.
Foco profissional e pessoal. Quando encontramos equilíbrio nisto, temos muita felicidade.
