Algumas dicas práticas de tecnologia que podem ser usadas em qualquer escritório jurídico. Todas as dicas aqui apresentadas já usei/uso dentro de clientes de escritório e/ou departamento jurídico e aliadas a ferramentas de gestão, podem fazer muita diferença.
Dropbox
Serviço de manter os arquivos na nuvem. Você pode compartilhar os arquivos com pastas específicas e pessoas específicas. Além disto, ao salvar qualquer arquivo que esteja dentro da pasta Dropbox automaticamente é feito um backup do arquivo na nuvem.
Você pode acessar on line, pelo celular, tablet ou computador. Ao meu ver, programa obrigatório.
Em termos de gestão: Você pode compartilhar pastas com filiais ou escritórios parceiros, criando facilmente (sem uso de email) uma rotina de trabalho entre os escritórios em qualquer distância.
Agenda
Não importa se você usa a do Outlook ou do Google ou ainda do seu software de gestão. Agenda é imprescindível, desde que não seja de papel. Agenda de papel é um exemplo de gestão ultrapassado.
Se você usa Outlook, cuidado! Tudo fica centralizado num único lugar, backup é fundamental e se forem muitos registros, poderá com o tempo travar.
Se você usa agenda on line, já tens o benefício de acessar de qualquer lugar, lançar compromissos de qualquer lugar, ou seja, já está pronto para mobilidade (quem usa o Exchange do Outlook também, mas a maioria não usa).
Se você usa a agenda do seu software de gestão, e este oferta a você mobilidade, melhor ainda, pois concentra num único lugar todos os seus compromissos.
Em termos de gestão: Ter uma agenda eletrônica que permita convidar, receber convites, estar integrado ao mundo corporativo é essencial.
Tablet ou Smartphone
Hoje, com um destes brinquedinhos, podemos acessar agenda, dropbox, softwares de gestão do escritório, nossos arquivos, mandar emails, acessar internet, enfim, podemos ter nosso escritório on line.
Cada um tem suas preferências e desde que seja funcional e útil, cada um está certo em suas escolhas. Eu uso Iphone e Ipad. Não troco por outro. Mas, outras marcas e modelos também são bons e funcionais.
Em termos de gestão: Se você souber usar de forma a estar conectado com seu escritório e suas necessidades como advogado, um tablet e/ou um smartphone podem ser diferenciais em gerir melhor o seu tempo e fazer mais com menos burocracia.
Enfim,
Aprenda que tecnologia somente é boa se for útil, prática e funcional para o seu negócio. O resto, deixa para quem gosta de TI ou de gastar dinheiro.
