Um interessante artigo de Washington Souza publicado em 2009 continua muito atual no que se refere a gestão do tempo. São dez dicas práticas e úteis com comentários do autor que divido com vocês abaixo.Destaco cinco destas dicas e comento as mesmas logo em seguida.
10 Dicas de Washington Souza
1. Tenha um planejamento diário do que você deve fazer
Não precisa ser nada muito complexo, uma lista simples em uma agenda, folha ou até mesmo online já resolve. Coloque todas as atividades que você deve fazer naquele dia e defina prioridades. É importante começar pelas atividades mais críticas.
Conforme o dia for passando, monitore se você esta atendendo os prazos que você definiu e tome ações quando estiver atrasado.
Após algum tempo procure mudar a frequência deste planejamento para semanal.
2. Defina objetivos
Tenha claro quais são seus objetivos de curto (semana) médio (mês) e longo (3 meses) prazo. Imprima (ou anote) e deixe sempre a vista (assim você não esquece). Avalie também se o que você vai fazer agrega algum valor, se não agrega, provavelmente você não deve perder tempo com isto.
3. Saiba dizer não
Você não receberá nenhum crédito por aceitar fazer "mais uma coisinha" quando esta atolado de coisas, muito pelo contrário, se você atrasar as importantes ai que ninguém se lembrará mesmo. Se há algum risco de atraso por causa de uma nova tarefa, deixe isto bem claro e não assuma este risco sozinho.
4. Seja organizado
Se você iniciou uma coisa, termine-a. Muitas pessoas iniciam muitas coisas ao mesmo tempo mas nunca terminam nenhuma. Se você esta adiando muitas das tarefas do seu planejamento diário, quer dizer que você não esta organizando seu tempo tão bem quando planejado. Divida as tarefas grandes em "pedaços" menores que você consiga controla-las em um dia.
Muito se usa o termo "seja acabativo" que nada mais é do que "termine o que você iniciou".
5. Saiba delegar
Você não deve fazer tudo, aliás, nem é bom. Como gestor você deve delegar para os responsáveis e quando necessário treinar as pessoas para assumirem uma nova responsabilidade. Todavia tenha certeza de que as pessoas estão aptas a cumprir as tarefas. Lembre-se que o responsável ainda é você.
6. Decida!
Não fique postergando uma decisão, decida! Muitas pessoas tem medo de tomar decisões porque não querem errar, mas um dos melhores gerentes que já conheci uma vez me falou uma vez que as vezes é melhor tomar uma decisão errada do que não decidir (lembre-se: as vezes). Reflita, analise as alternativas e o contexto (se informe) mas tome decisões. Existem várias técnicas que podem lhe ajudar a decidir, umas delas é a dos 5Ws
7. Seja objetivo
Muito do que você escreve ou fala pode ser resumido drasticamente, aprenda a simplificar. Um dos lemas de Steve Jobs é "Menos é mais". Aprenda como utilizar diagramas e como sintetizar a informação. Você perceberá a diferença principalmente em telefonemas e reuniões. Acredite, você consegue. Um amigo uma vez me compactou uma ata de 3 páginas à apenas uma página deixando apenas o que agregasse valor. O problema é que ficou melhor que a minha.
8. Planeje suas reuniões
Recentemente li um artigo que dizia que mais de 90% das reuniões são improdutivas e elas pecam em elementos básicos como:
- Falta de pauta
- Discussões intermináveis em assuntos que pouco agregam
- Falta de foco
- Falta de gerenciamento do tempo
- Falta de preparação dos envolvidos
- Envolvidos demais (convida-se todo mundo)
Lembre-se de registrar em uma ata o que foi decidido e comunicar os envolvidos.
9. "O bom é inimigo do ótimo"
Esta é uma frase que meu amigo Edson Sayeg sempre dizia, muitas vezes perde-se o foco em tentar fazer uma ferrari, quando um corsa já é suficiente. Faça o combinado, você até pode fazer mais, mas desde que você tenha certeza que não vai prejudicar o todo. Lembre-se que existem momentos certos para a perfeição, mas estes momentos não são sempre.
10. Elimine o desnecessário
Se você tem em sua mesa uma pilha de papéis e livros que você nem tocou neles na ultima semana é melhor você guarda-los para usa-los apenas quando necessário. Deixe sua mesa limpa e com apenas as coisas relacionadas as suas tarefas do dia (ou do seu planejamento). Isto também serve para e-mails.
Fonte do artigo: http://www.blogcmmi.com.br/geral/top-10-dicas-para-administracao-de-tempo
5 Dicas Comentadas por Gustavo Rocha
Todas as dicas do artigo acima são excelentes, contudo destaco estas:
I – Tenha um planejamento diário
Isto é essencial para qualquer profissional. Devemos utilizar agenda, devemos seguir o que deve ser feito naquele dia, devemos aprender a estabelecer prioridades. Isto faz toda a diferença.
II – Saiba dizer não
Talvez seja um dos maiores problemas na atualidade. As pessoas confundem estar disponível com aceitar tudo que os outros nos passam.
Diga não se for atrapalhar a sua agenda. Diga não quando realmente não for capaz de ajudar ou fazer. Diga não ou se coloque a disposição para fazer noutro horário/dia/semana. Aprenda que um não pode salvar o seu dia.
III – Saiba delegar
Outra situação complexa, muitos líderes confundem delegar com perder o poder. É bem o contrário, quem sabe delegar, sabe manter uma equipe coesa e focada nos objetivos. Aquele que quer "abraçar o mundo" não consegue e pior, desmotiva todos os envolvidos.
IV – O bom é inimigo do ótimo
Taí uma grande verdade. O perfeccionista perde muito tempo com firulas, que poderiam ser facilmente superadas. Fazer o trabalho direito não quer dizer ser perfeccionista ao extremo.
Faça o seu trabalho com afinco, entregue e surpreenda o cliente e a empresa, contudo não fique colocando todas as fichas apenas nos detalhes.
V – Planeje suas reuniões
Ter reuniões com atas claras e definidas, transformam o dia das pessoas, pois elas vão até um local debater, decidir e sair dali com a sensação de dever cumprido. Contudo, se a pauta não é cumprida, decisões anteriores são desconsideradas ou abandonadas por esquecimento, etc, não há motivacional que funcione e as reuniões serão apenas perda de tempo.
Em suma,
Visando não tomar mais do seu tempo, deixo a última dica/alento: Pense antes de agir e aja com a velocidade do pensar. Com planejamento e ação, seu tempo crescerá de montão!
